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印鑑登録や変更手続に必要な書類は?

2017/02/15

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印鑑登録や変更手続に必要な書類は?

印鑑には、以下の通り3種類があり、それぞれの目的に応じて使い分けられています。

1.実印=自分の住民票が置かれている市区町村の役所に登録して、自動車や不動産の購入、遺産相続など印鑑証明書を必要とする重要な契約や手続きに使用する印鑑で、その新規登録や変更は市区町村の役所の窓口において手続きを行います。

2.銀行印=銀行等金融機関に届け出て、口座の開設・預貯金の出納・引落し等金融機関との取引に使用し、その変更はその金融機関で「改印手続」をします。

3.認印=印鑑証明書を必要としない契約や日々の生活に関する書類等に使用する印鑑で、登録や届出は必要としないために変更も自由に行うことができます。今回は実印について「印鑑登録」やその変更手続・必要書類について考えてみたいと思います。

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①どのような印鑑が実印として「印鑑登録」をすることもできるのでしょうか?

印鑑登録をする人は、実印用の印鑑を購入することが必要です。

「はんこ屋」さんかインターネットで購入してください。なお三文判やシャチハタは、原則として実印としての印鑑登録をすることもできません。

また実印にする印鑑については、たとえば一辺の長さが8㎜の正方形に収まらず、25㎜の正方形に収まるもの、住民基本台帳に記載されている氏名、氏または名を表しているもの、輪郭が欠けていたり印面が磨滅していなくて判読が困難でないこと、ゴム・プラスチックのような変形・磨滅しやすい材質のものでないことなどのように、市区町村の印鑑条例によって条件が設定されていますので、事前に照会してから購入するようにして下さい。

ちなみに実印のサイズについては、各市区町村によって若干異なりますが、{直径13,5㎜~16,5㎜」であれば、ほとんどの市区町村において問題なく実印として「印鑑登録」をすることもできるようです。

②実印として市区町村の役所に「印鑑登録」をする目的はどのようなことでしょうか?

土地や建物などの不動産や自動車の売買や抵当権の設定などの取引、遺産相続、入学、就転職、多額の借金をするときの公正証書の作成、法人の設立・・・・・・etc

その人の人生において節目になるような重大な取引や手続きをする場合において、確かにその人の真意に基づいて行われる営みであることを、実印を押捺した上でさらに印鑑証明書を添付することによって証明することが「印鑑登録」をする目的であります。

逆に言えば印鑑証明書を必要とする重要な取引や手続きをしようとする場合には必ず実印の「印鑑登録」をしておかななければならないということになります。

③実印として「印鑑登録」はどのような手続きをして、どのような書類が必要ですか?

実印にする印鑑を購入したら、その印鑑と次のいずれかの身分証明書を持参して、自分の住民票が置かれている市区町村の役所に行き、「印鑑登録」の手続きをするのです。

  1. 写真付きの住民基本台帳カード
  2. 運転免許証
  3. 旅券(パスポート)
  4. 3カ月を超えて日本に住所を有し適法に滞在する外国人の場合は「在留者カード」または「特別永住者証明書」

ちなみにこれらの身分証明書のなかでは、1.の住民基本台帳カードが最も手っ取り早くこれを持っていると近くのコンビニエンスストアでも住民票や印鑑証明書をとることができますので大変便利です。

なお、実印の「印鑑登録」で、社員証や健康保険証では手続きできません。

実印の「印鑑登録」が終了すると、「印鑑登録カ-ド」が発行されます。

この「印鑑登録カード」を使って必要枚数分の印鑑証明書を交付申請します。ちなみに「印鑑登録カード」を使うと、以後印鑑証明書が必要となった際でも、身分証明書を持参する必要はありません。

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④実印を変更したいときには、どのような手続きをし、どのような書類が必要ですか?

すでに印鑑登録をしているが、実印が損傷したり、実印に関するトラブルが起こったときや、あるいはたとえば昔必要に迫られて慌てて三文判で印鑑登録をしてしまったので、この際きちんとしたよい印鑑で作り直したい、この度会社を設立するにあたり社長として大きな印鑑で実印を作り直したいといった場合に実印の変更が必要になります。

とりわけ印鑑証明書が悪用されたり、身の覚えのないところで使用されたような場合は警察に届けるとともに、まず速やかに印鑑登録の廃止申請をしなければなりません。

その他の場合においても実印を変更するには、まず印鑑登録をしている市区町村の役所に印鑑登録の「廃止届」を提出してその実印の印鑑登録を抹消します。

これに必要な書類等は、顔写真付きの運転免許証などの本人確認書類、登録している印鑑、印鑑登録カードです。

これによって元の実印は実印として効力を失います。そして然る後にあらためて同じく自分の住民票が置かれている市区町村の役所で、実印の印鑑登録をやり直します。

それに必要な書類等は、印鑑登録をする新しい印鑑のほかに、運転免許証やパスポート、官公署発行の顔写真付きの身分証明書などの本人確認書類が必要になります。

なお新規の印鑑登録、印鑑登録の変更のいずれの場合においても、代理人によって手続きをすることができ、その場合には委任状を添付することが必要になります。

まとめ

以上のように実印の印鑑登録は、印鑑証明書を必要とする重要な取引や手続きをする場合に必要になります。

その新規登録及び変更の手続きや必要書類等については、各市区町村の印鑑条例によって若干異なりますので、自分の住民票が置かれている市区町村の役所に事前に照会することが大切です。

 

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